Cómo hacer un seguimiento de sus trabajadores a distancia
El teletrabajo o el uso de trabajadores a distancia no es nada nuevo. Existe desde hace décadas. Tiene una serie de ventajas que muchas empresas están aprovechando. Sin embargo, hasta ahora, no hay una única solución que pueda considerarse la más eficiente o la mejor cuando se trata de seguir a los trabajadores. A continuación se presentan algunas de las opciones más utilizadas:
1. Mensajeros instantáneos
Los mensajeros instantáneos o clientes de mensajería pueden utilizarse para rastrear a los empleados remotos. Son una herramienta básica de comunicación en línea que puede ser útil para obtener actualizaciones sobre el progreso de los trabajadores remotos. Puede que pienses que no pertenecen a esta lista, pero te sorprenderá ver cómo una multitud de empresas online encuentran que los mensajeros instantáneos son lo suficientemente buenos para gestionar un equipo de trabajadores remotos. No todas las operaciones empresariales que contratan trabajadores a distancia necesitan un sistema de gestión de trabajo completo. Hay ocasiones en las que poder comunicarse a través de texto, de voz o de videollamadas ya es suficiente.
2. Software de seguimiento del tiempo
Los programas de control de horas, como su nombre indica, son programas que facilitan el control de las horas de trabajo de los empleados. Sus características varían, pero la mayoría de las veces incluyen la posibilidad de ver y editar las hojas de tiempo, presentar los datos en diferentes vistas (diaria, semanal o mensual), establecer trabajos, registrar los tiempos de los trabajos realizados, así como el envío de facturas. Sin embargo, las soluciones de seguimiento del tiempo no siempre son programas o aplicaciones independientes. A veces, el seguimiento del tiempo puede ser sólo una de las funciones de un software más grande.
3. Software de gestión de trabajos (cliente)
Se trata de programas informáticos creados específicamente para gestionar trabajos o tareas. Vienen con una gama completa de características y funciones para asignar y supervisar adecuadamente las tareas y el personal. También se conocen como software de gestión de proyectos. El término puede sonar intimidante para las pequeñas empresas, pero este software puede realmente proporcionar beneficios palpables a las empresas que empiezan e incluso a los autónomos. Proporcionan una variedad de funciones que incluyen el seguimiento del tiempo, la programación, el análisis de la ruta crítica, la asignación y nivelación de recursos y la contabilidad de los costes laborales. También pueden incluir funciones de comunicación y colaboración.
4. Plataformas de gestión de empleo basadas en la web
Las plataformas de herramientas de gestión de trabajos basadas en la web son básicamente programas de gestión de trabajos a los que se puede acceder a través de un navegador web o una aplicación especial. Si se puede acceder a ellas a través de un navegador, ya no requieren instalación o configuración/configuración. Pueden incluir todas las funciones de un software de gestión de trabajos o proyectos basado en el cliente, pero ofrecen la ventaja de no requerir ninguna instalación, mantenimiento ni actualización. Se puede acceder al software de gestión de trabajos basado en la web desde prácticamente cualquier lugar, siempre que se disponga de un navegador web y de acceso a Internet.
5. Correo electrónico
A veces, la simple correspondencia por correo electrónico puede ser suficiente para gestionar a los trabajadores a distancia. En el caso de configuraciones sencillas, como el mantenimiento de un equipo de escritores remotos, puede bastar con el intercambio de correos electrónicos para enviar tareas y presentar los artículos terminados. No hay necesidad de plataformas sofisticadas cuando todo lo que hay que hacer es enviar asignaciones a través de correos electrónicos y adjuntar los envíos de artículos en los correos electrónicos.
¿Cuál es el mejor?
Entonces, ¿qué forma de seguir a los trabajadores remotos puede considerarse la mejor? Una vez más, no hay una respuesta única para esta pregunta. Todo depende de la necesidad y del tipo de configuración. No hay una respuesta única y mejor a la pregunta de cómo seguir a sus trabajadores remotos. Si sólo está llevando a cabo una operación sencilla que implique a unos pocos trabajadores remotos y tareas simples y repetitivas, el hecho de poder comunicarse a través del correo electrónico o de la mensajería instantánea puede ser suficiente. Si va a gestionar un equipo grande de empleados remotos, puede ser necesario invertir en un software de gestión de proyectos con muchas funciones.
Lo importante aquí es que seas capaz de evaluar adecuadamente lo que necesita tu empresa y que conozcas bien las diferentes opciones de gestión de trabajos a distancia disponibles. Es posible que utilices una combinación de las diferentes opciones comentadas anteriormente. Por ejemplo, si tienes un software de gestión de trabajos que no viene con una función de comunicación fiable, es posible que tengas que complementarlo con una mensajería instantánea. Se trata de atender eficazmente las necesidades y de encontrar algo que te resulte cómodo o conveniente de usar.
Además, se recomienda no utilizar un método demasiado intrusivo. Evite que el seguimiento de los empleados sea algo que invada la privacidad. El seguimiento del tiempo no debe convertirse en una rutina molesta en el lugar de trabajo. Debe fomentar la productividad sin crear una molestia.
Para llevar
Hay muchas formas de hacer un seguimiento o gestionar a los trabajadores remotos. Sólo tienes que encontrar algo que te parezca lo suficientemente bueno para tus necesidades. También es aconsejable conseguir algo que tenga muchos usuarios (para tener la seguridad de que habrá actualizaciones y soluciones rápidas cuando surjan problemas), algo que sea compatible o pueda integrarse con la mayoría de los demás programas informáticos para empresas, y algo que sea fácil de usar.