Beneficios de la automatización de la oficina comercial
La automatización de las empresas se diferencia de la automatización doméstica con actuadores de retroalimentación en varios aspectos; obviamente, esto depende de la función de la propia empresa, pero, en general, la automatización en las empresas se utiliza para facilitar el flujo de información.
Hay muchas formas diferentes de conseguirlo, aunque hasta ahora se ha prestado especial atención a las unidades de procesamiento que pueden incorporarse a la tecnología existente, como ordenadores e impresoras. Más recientemente se han considerado otras formas de automatización, como la transferencia de datos y la gestión empresarial.
La automatización de las empresas cambia las reglas del juego
El aumento de la digitalización y del uso de Internet ha afectado sobre todo al sector empresarial, en parte porque ha cambiado el modo de operar de sus clientes, y en parte porque ahora están compitiendo con otras empresas por el uso de las nuevas tecnologías que están apareciendo a su manera.
Las ventajas de la ofimática empresarial
La automatización de las empresas reduce la cantidad de trabajo que deben realizar los humanos y agiliza otros aspectos del trabajo. Así es como el sistema beneficia a las empresas:
1. Mejorar la comunicación
Una de las principales razones para que la automatización tenga lugar en las empresas es la forma en que puede facilitar la comunicación, tanto en la propia empresa, como entre empresas y entre empresas y clientes. Las reuniones por vídeo pueden reducir la necesidad de viajar si hay que asistir a reuniones, las funciones de chat pueden utilizarse entre las empresas y sus clientes… la lista continúa.
2. Mejor mensajería instantánea
La automatización de los negocios en la oficina puede reducir el tiempo que transcurre entre la preparación de un mensaje para enviarlo y su recepción por el destinatario. El formato principal del mensaje instantáneo es, por supuesto, el correo electrónico: el envío de un mensaje puede dar información al instante a varios destinatarios de todo el mundo, todo ello con sólo pulsar un botón.
3. Reducción de costes
La automatización de las empresas funciona de forma óptima cuando sirve para reducir los costes de funcionamiento de una empresa en el día a día, principalmente mediante la reducción de la carga de trabajo. La automatización es muy útil en el entorno empresarial:
- Realizar el papeleo repetitivo más rápidamente, con una intervención mínima: Reducir el tiempo dedicado -y por tanto los costes- al papeleo repetitivo, así como a otras tareas que ocupan mucho tiempo, pero que en sí mismas no hacen avanzar los intereses de la empresa.
- Almacenar los datos digitalmente: Un sistema automatizado también puede facilitar el almacenamiento, al convertir en formato digital lo que antes se guardaba en papel y se guardaba en archivadores y cajones, lo que de hecho reduce los costes. Además, el uso de un software de automatización de servicios profesionales, por ejemplo, ayudará a almacenar todas las interacciones y documentos de forma digital para mantener la información valiosa en orden.
- Comprimir el trabajo: Por último, la automatización puede actuar como una forma de comprimir el trabajo; donde antes una línea de montaje de al menos tres empleados para seleccionar, empacar y etiquetar adecuadamente las mercancías que se enviaban, un empleado puede hacer esto simplemente presionando el número correcto de botones, acelerando todo el proceso, ahorrando así su negocio.
4. Hacer las cosas menos pesadas
El uso de herramientas digitales, como las aplicaciones, o físicas, como los actuadores lineales, en la automatización de empresas puede ayudar en muchos de los procesos implicados. Mientras que los actuadores se utilizan en los elevadores de mesas y las sillas de escritorio -promueven la felicidad empresarial haciendo que los escritorios y las sillas sean más cómodos para sus ocupantes-, también pueden utilizarse con gran efecto si la empresa se dedica a la elevación de cargas pesadas.
Los actuadores pueden soportar una carga mucho más pesada que la que podría llevar un ser humano (siempre que sean del tipo adecuado) y, por tanto, pueden agilizar el proceso transportando cargas más pesadas con mayor rapidez.
Ahora te toca a ti
Hay muchos otros beneficios de la automatización de la oficina empresarial. Comparta con nosotros su experiencia en la adopción de la automatización.