Consejos técnicos para gestionar un equipo remoto
Gestionar un equipo remoto no es tarea fácil. Hay profesionales en distintos lugares y zonas horarias que trabajan en horarios diferentes desde sus dispositivos personales. Cómo se puede mantener un sentido de cohesión y asegurarse de que todos los miembros se sientan parte de un equipo real?
Afortunadamente, hay muchas herramientas en el mercado que hacen que la gestión de equipos remotos sea eficiente y divertida. La clave es encontrar las herramientas adecuadas para tu proyecto y tu grupo. Aquí tienes cinco maneras de hacer que la gestión de tu equipo remoto sea un juego de niños.
1. Desarrollar un portal de formación en línea
La formación en línea es fundamental para los trabajadores a distancia. Le ahorra tiempo y ofrece a los afiliados una referencia cuando tienen preguntas inmediatas.
Incorpore vídeos, documentos y guías descargables en la formación, así como información y políticas de la empresa. Considere la posibilidad de añadir enlaces y funciones que permitan a los afiliados realizar tareas de administración, como inscribirse en el depósito directo, solicitar una baja por enfermedad y cambiar su dirección o número de teléfono.
2. Establecer vías de comunicación claras
Es crucial desarrollar relaciones con los miembros del equipo remoto para evitar el aislamiento y mantener la productividad y la satisfacción en el trabajo.
Para mantener una comunicación coherente con su equipo, puede utilizar un servicio de chat, incorporar el chat a su portal en línea o recurrir a los mensajes de texto o de correo electrónico. Sea cual sea el método que elijas, asegúrate de que los procedimientos y políticas de comunicación están publicados en tu portal de formación online y que todos los miembros del equipo entienden el protocolo.
3. Invierta en un software de conferencias basado en la web
La tecnología actual de conferencias web hace posible que los equipos colaboren y celebren reuniones productivas desde cualquier lugar del mundo. Aunque hay varios programas gratuitos, puede merecer la pena invertir en un programa de software basado en la suscripción para acceder a todas las funciones avanzadas, como compartir la pantalla, transferir archivos y realizar múltiples transmisiones de vídeo.
Una característica interesante del software moderno basado en la web es la posibilidad de grabar las conferencias para que los miembros que se perdieron la reunión puedan escucharla o verla más tarde. Las grabaciones son otro gran elemento para añadir a su portal de formación en línea. Los miembros de grupos de trabajo específicos también pueden publicar sus debates para que los líderes los escuchen más tarde y los revisen.
4. Optimizar las herramientas de colaboración
Los programas de software basados en la web que permiten a los equipos colaborar en proyectos en tiempo real son estupendos. Por ejemplo, las herramientas de gestión de proyectos son beneficiosas para hacer un seguimiento de los plazos, las personas asignadas, el progreso, las preguntas y los comentarios.
También hay muchas herramientas de colaboración que los miembros pueden utilizar para trabajar en documentos y hojas de cálculo al mismo tiempo. Este es otro ámbito en el que resulta útil tener un conjunto de procedimientos para que los miembros sepan cómo introducir, guardar y archivar el trabajo de colaboración para evitar que se pierda o se borre cualquier información importante.
5. Envíe un boletín semanal por correo electrónico
Puede parecer mucho trabajo, pero para mantener conectado a un equipo remoto es importante recordarles a todos que no están solos en el mundo. Envía un boletín electrónico el mismo día y a la misma hora cada semana. Incluya actualizaciones importantes del sitio web, cambios en el protocolo de la empresa o del equipo y estadísticas sobre la marcha del negocio. Añade también recordatorios sobre plazos, cómo rellenar formularios, cómo solicitar días de vacaciones y otras políticas de la empresa.
Para elevar la moral del equipo, considere la posibilidad de añadir algunas frases que reconozcan las acciones o los resultados notables de los miembros del equipo. Los correos electrónicos semanales son también un buen lugar para informar a los miembros del equipo de las ofertas de trabajo de la empresa, de los grupos de trabajo internos que buscan ayuda adicional para los proyectos, de los elogios de los empleados y de las felicitaciones por los cumpleaños, las celebraciones y las fiestas. Incluso puede añadir algunos consejos de salud, recomendaciones de eficiencia y citas inspiradoras para aligerar el ambiente y mostrar a los miembros del equipo que se preocupa por su bienestar general.
Romper las barreras del éxito
A veces la tecnología puede ser abrumadora y causar más problemas de los que resuelve. Sin embargo, con las herramientas y los canales de comunicación adecuados, puedes crear un equipo sólido que trabaje conjuntamente de forma productiva y eficiente.
Facilítese la vida y cuide a sus miembros más trabajadores encontrando las herramientas adecuadas para su empresa y su equipo específico. Asegúrese de que todos los miembros reciben una formación completa sobre las herramientas, y proporcione un portal en línea y un canal de comunicación claro para que los miembros puedan hacer preguntas. Cuanto más accesibles sean usted, su equipo y los recursos importantes, más eficazmente podrán trabajar juntos sus miembros.