Los empresarios desempeñan muchas funciones, pero ésta es la más importante
Los empresarios de pequeñas empresas se ven obligados a hacer malabarismos con múltiples responsabilidades y a cambiar de papel a lo largo del día. En un momento dado, pueden ponerse el sombrero de Recursos Humanos, contratando a un nuevo miembro del personal o abordando un problema de asistencia. En otro momento, pueden cerrar una venta con un nuevo cliente. Más tarde, puede que tengan que analizar su flujo de caja como un contable, y al día siguiente, pueden involucrarse en las operaciones para asegurarse de que cumplen un plazo importante.
Aun así, hay un papel que prima sobre todos los demás en términos de importancia: el papel de gestor de proyectos.
Por qué es tan importante la gestión de proyectos
A primera vista, la gestión de proyectos puede no parecer el conjunto de habilidades más importante que debe desarrollar un empresario. Sin embargo, es especialmente impactante por las siguientes razones:
1. Priorización
La gestión de proyectos te obliga a elegir prioridades, incluso cuando el número de opciones potenciales es abrumador. Se trata de una habilidad vital para los emprendedores, ya que las startups suelen exigir que se hagan muchas cosas simultáneamente. Por ejemplo, ¿debería tu equipo dedicar su tiempo a perfeccionar tu producto principal o a realizar nuevas ventas? ¿Debes hacer que todo el mundo se concentre en un proyecto de un cliente para poder cumplir ese importante plazo de entrega, o asumir el golpe y centrarte en otra cosa?
Saber priorizar de forma eficaz le permitirá tomar decisiones más rápidas y seguras, y acabar utilizando su tiempo de forma más inteligente.
2. Organización
Un buen gestor de proyectos también sabe organizarse. Como emprendedor de una empresa joven, tendrás que enfrentarte a una avalancha de información nueva de forma casi constante. Estarás atascado tratando de dar sentido a los datos procedentes de múltiples fuentes, y no tendrás el equipo interno ni los procesos definidos necesarios para mantener las cosas en orden.
La gestión de proyectos le enseñará a mantener toda la información organizada en una jerarquía adecuada, y le dará los protocolos estándar que necesita para estar al tanto de todo.
3. Plazos y objetivos
Los proyectos necesitan objetivos y, como emprendedor, tendrás que establecer muchos, como objetivos de ingresos, fechas de lanzamiento, ventas y contratación.
Al emplear sus habilidades de gestión de proyectos, podrá establecer plazos realistas -aunque desafiantes- para todos sus objetivos, y definir sus metas de manera que sean más razonables. Esto se aplica tanto a gran escala (con objetivos relacionados con el crecimiento de los ingresos a largo plazo) como a menor escala (con objetivos relacionados con las actividades diarias).
4. Coordinación y delegación de equipos
Los gestores de proyectos también se especializan en la coordinación de los miembros del equipo, incluida la delegación de tareas a los miembros más adecuados del equipo.
Si ves que hay una tarea que te lleva mucho más tiempo del que debería, pero sabes que un empleado o contratista podría hacerla de forma más eficiente, tiene sentido delegar esa tarea. Si tu equipo tiene que trabajar conjuntamente para cumplir un plazo o realizar algo importante, el gestor de proyectos que hay en ti puede motivarles para que colaboren, o hacer los cambios necesarios para que trabajen con eficacia.
5. Maximizar los recursos mínimos
Por último, la gestión de proyectos exige que se aprovechen al máximo los recursos de los que se dispone, aunque estos sean escasos. Puede que tenga que lidiar con un presupuesto fijo, un plazo de entrega ajustado o un número limitado de personal disponible.
Como empresario de una empresa emergente, es probable que sus recursos sean mínimos, lo que significa que tendrá que planificar cuidadosamente para extraer de ellos el máximo valor posible. Esta es una buena habilidad que debes tener incluso si tus recursos son abundantes.
Aprendizaje de la gestión de proyectos
El mejor camino para convertirse en un mejor gestor de proyectos es la experiencia. Mientras aprendas de tus errores y te comprometas a encontrar nuevas formas de mejorar, podrás perfeccionar fácilmente tus habilidades como gestor de proyectos.
Si es nuevo en la gestión de proyectos, debería considerar la posibilidad de obtener la certificación de profesional de gestión de proyectos (PMP). A través de una serie de cursos y criterios de evaluación, puedes aprender las habilidades y procesos adecuados para convertirte en un gestor de proyectos eficaz, incluso si no has tenido esa experiencia en el pasado.
Aplicación de la gestión de proyectos a otros departamentos
Los principios de gestión de proyectos no tienen por qué aplicarse exclusivamente a los proyectos orientados al cliente. Estos fundamentos deben tenerse en cuenta en casi todas las áreas de tu negocio, desde el desarrollo de tu producto principal hasta la consecución de más ventas y el marketing y la publicidad de tu marca.
Con una mejor gestión de proyectos, podrá utilizar su tiempo de forma más eficiente, establecer y alcanzar mejores objetivos y, en definitiva, encaminar su negocio.