Los ingredientes que hacen que una reunión tenga éxito
Se supone que las reuniones deben mejorar el funcionamiento de una empresa, ya sea para poner al equipo al día en un proyecto importante o para mejorar la productividad mediante la colaboración. Por desgracia, las reuniones rara vez tienen sentido. Los empleados, de media, pasan 31 horas en reuniones improductivas cada mes, así que, dependiendo del tamaño de tu equipo, podrías estar desperdiciando entre miles y cientos de miles de dólares cada año en malas reuniones.
Entonces, ¿qué es lo que se necesita para que una reunión sea realmente «exitosa»?
Los ingredientes más importantes
Estos son los ingredientes mínimos que necesitarás si quieres tener una reunión exitosa:
1. Un formato adecuado
No todas las reuniones tienen que ser en persona, conferencias de equipo de una hora. Puedes reunirte por teléfono o hacer una pequeña reunión a pie. Puedes reunirte a través de una plataforma de mensajes instantáneos o una videoconferencia. Elegir el formato adecuado es imprescindible si quieres ser eficaz.
2. Tecnología útil
Las reuniones pueden ser más dinámicas y flexibles gracias al uso de la tecnología, pero sólo si se cuenta con la tecnología adecuada. Cualquiera que haya asistido a una reunión por videoconferencia puede decir que hay una forma correcta y otra incorrecta de hacerlo; si el videochat se corta de forma intermitente, o tiene controles de audio o visuales deficientes, puede hacer que toda la reunión sea una pérdida de tiempo.
3. Un calendario limitado
A la hora de programar una reunión, muchos directivos tienen la tentación de errar en la duración, programando una hora para una reunión que podría durar sólo 30 minutos. Sin embargo, las reuniones más cortas suelen ser más productivas. Con un plazo más corto, los participantes se ven obligados a trabajar más rápido para alcanzar sus objetivos. De lo contrario, la duración de la reunión puede aumentar para llenar el tiempo que se le haya asignado.
4. Sólo los participantes necesarios
Es tentador pensar que más es mejor cuando se trata de participantes en reuniones. Más voces significan más diversidad de opiniones y más poder de creación de ideas, ¿verdad? Sin embargo, cada nuevo participante añade un coste humano a la reunión y puede ralentizarla. Es mucho mejor incluir sólo a los participantes de la reunión que sean realmente necesarios.
5. Una agenda clara
Un orden del día claro es importante por varias razones. En primer lugar, dará a los asistentes una idea precisa de lo que pueden esperar durante la reunión, lo que ayudará a eliminar a los participantes innecesarios. En segundo lugar, proporcionará al grupo un documento que podrán seguir de cerca, de modo que la reunión nunca se desvíe de su curso.
6. Asistentes preparados
El objetivo de organizar una reunión es recoger diferentes perspectivas y opiniones. Si los asistentes no están preparados para la reunión, no podrán aportar ninguna información o perspectiva nueva. La solución es enviar con antelación material de preparación (como elementos clave que hay que preparar o puntos clave que hay que repasar) y establecer la expectativa de que todos los asistentes estén preparados.
7. Objetivos y puntos de acción
¿Qué va a conseguir esta reunión? ¿Qué nuevos logros podrá alcanzar su equipo gracias a ella? Si no es capaz de definir el objetivo de la reunión, o si no tiene ningún elemento de acción que deba surgir como resultado de la misma, puede que no merezca la pena celebrar la reunión. Al final del debate, todos los presentes deberían tener alguna nueva responsabilidad que asumir, o al menos alguna nueva información que puedan utilizar para sus responsabilidades actuales.
8. Una persona clave o líder
Todas las reuniones deben contar con un líder que se encargue de cumplir los objetivos principales de la reunión y de mantener a todos organizados y centrados. Puede señalar las desviaciones del orden del día, evitar que las distracciones se apoderen de la reunión y, en última instancia, garantizar que los objetivos clave de la reunión se cumplan al final del período de tiempo asignado.
9. Participación completa
Si su reunión está llena de gente distraída con sus dispositivos móviles, o con la cabeza gacha, puede considerarla un fracaso. Las reuniones exitosas son capaces de mantener la atención de todos, con todos los asistentes participando durante toda la reunión.
10. Un resumen
Por último, la reunión debe tener algún tipo de recapitulación o seguimiento, que ayude a los participantes a entender lo que se ha logrado y lo que viene después. De lo contrario, el objetivo de la reunión podría perderse, haciéndola inútil. Si te quedas atascado en este punto, siempre puedes recurrir a una plantilla para guiarte.
Hacia la reforma
¿Cómo se comparan las reuniones de su empresa con la reunión «ideal» tal y como se ilustra aquí? No importa cuál sea su posición, o cuáles sean sus sentimientos personales al respecto, ésta es su oportunidad de realizar cambios significativos en su enfoque. Unas mejores reuniones podrían llevar a su equipo a obtener mejores resultados, al tiempo que le ahorrarían cientos de horas de tiempo; es una necesidad práctica si quiere reducir el despilfarro y seguir siendo competitivo en el mercado actual.