¿Perder las llamadas de negocios? Así es como puede maximizar sus esfuerzos de comunicación
El éxito de su empresa depende en gran medida de que esté en contacto con los clientes ofreciéndoles líneas de comunicación fiables y un acceso lo más amplio posible. Y, teniendo en cuenta que muchos clientes siguen prefiriendo tomar las principales decisiones comerciales por teléfono, garantizar que la presencia de las telecomunicaciones de su empresa esté a la altura es obligatorio en el siglo XXI.
Uno de los problemas más frustrantes que tienen las empresas es ponerse en contacto con los clientes, sólo para que esos mismos clientes devuelvan las llamadas telefónicas y no puedan contactar con su empresa. Sin embargo, ¿qué ocurre si su empresa está haciendo todo lo posible para llegar a los clientes pero, por la razón que sea, esos clientes no pueden contactar con usted?
Estará perdiendo llamadas de negocios, lo que anula los esfuerzos de marketing de su organización y desperdicia capital. En este artículo, veremos cómo puede maximizar sus esfuerzos de comunicación y evitar la pérdida de llamadas comerciales importantes.
Abrir las líneas de comunicación
Quizá lo primero que debe hacer su empresa es abrir líneas de comunicación para las llamadas entrantes. Dependiendo del lugar en el que desee hacer negocios, querrá tener un número de teléfono al que puedan llamar los clientes potenciales que se corresponda con el código de área y el código de país exclusivos del país. Por ejemplo, su empresa alemana puede estar situada fuera de los Estados Unidos, donde desea hacer negocios.
Al utilizar los números de teléfono de EE.UU., que enrutan sus llamadas telefónicas con base en Alemania a través de Internet, las personas que llaman en los Estados Unidos pueden comunicarse con su empresa sin tener que pagar tarifas de larga distancia ni enfrentarse a las restricciones de sus proveedores de servicios. Recuerde que no todos los clientes tienen la posibilidad de ponerse en contacto con empresas situadas en todo el mundo, o pueden no tener la preferencia de hacer negocios con entidades no nacionales. Por lo tanto, puede maximizar sus esfuerzos de comunicación. En este caso, puede ser muy beneficioso utilizar números de teléfono virtuales para abrir líneas de comunicación.
Llamadas salientes
Uno de los problemas de los números de teléfono virtuales es que cuando una empresa decide contactar directamente con sus clientes, en el identificador de llamadas del destinatario aparecen una serie de dígitos irreconocibles en lugar de un número de teléfono reconocible. Esto puede resultar desagradable, y es posible que nunca se sepa realmente lo receptivos que serán a su negocio. La solución a este problema es utilizar un complemento conocido como «llamadas salientes» junto con números de teléfono virtuales.
El uso de un número de teléfono virtual habilitado para llamadas salientes le permite llamar a clientes potenciales y hacer que su número de teléfono virtual elegido (véase más arriba) aparezca en su identificador de llamadas. Solo este pequeño detalle puede suponer una gran diferencia en la imagen pública de su organización.
Timbre simultáneo
Como uno de los complementos más populares para los números de teléfono virtuales, el timbre simultáneo puede hacer que su empresa sea más accesible. El timbre simultáneo garantiza que las llamadas telefónicas entrantes no se pierdan debido a que un empleado disponible esté ausente u ocupado con otra persona. Cuando las llamadas entrantes se realizan a su número de teléfono virtual, los dispositivos vinculados al sistema suenan todos simultáneamente hasta que se responde la llamada. Esto garantiza que, si un cliente se esfuerza por ponerse en contacto con su empresa, sus consultas no queden sin respuesta.
Hora de la ruta del día
Para los clientes de las empresas y los clientes, tener la capacidad de transición entre los miembros del personal disponibles en función de la hora del día es una forma crucial de garantizar que su comunicación sea lo más completa posible. Es ahí donde el uso del complemento de «enrutamiento por hora del día» puede personalizar la forma en que se canalizan las llamadas entrantes.
Por ejemplo, consideremos un negocio en la ciudad de Nueva York que funciona entre las 9 de la mañana y las 6 de la tarde, hora del este. Fuera de este horario, las llamadas se desvían normalmente a un buzón de voz, lo que puede hacer que los clientes internacionales busquen ayuda en otro lugar. Las personas que llaman a Londres -que está a 5 horas de distancia- pueden querer hablar con un representante de la empresa a las 10am UWT (que son las 5AM EST). Las empresas que utilizan el enrutamiento por hora del día pueden hacer que esas llamadas entrantes se desvíen a otra sucursal o centro de llamadas, donde las llamadas pueden ser procesadas de la mejor manera posible, ofreciendo la posibilidad de manejar «oficialmente» el negocio cuando su sede comienza su jornada laboral.